Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

МЧД (Машиночитаемая доверенность) — электронная форма доверенности

 

Зачем ввели МЧД

Электронные доверенности ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники заверяли документы компании двумя способами.

Использовали сертификат электронной подписи юр. лица. В нем указывают и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволяет проверить полномочия сотрудника. Заверять документы с помощью сертификата юр. лица можно и сейчас, до истечения срока его действия.

Использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку сотрудник, у которого есть имел доступ к ключу директора, может совершать любые действия от лица организации, например, ликвидировать компанию или вывести все деньги с ее счета.

С 1 сентября 2023 сотрудники и уполномоченные лица должны использовать только сертификат электронной подписи физлица. В нем есть личные данные работника и нет информации о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Введение машиночитаемых доверенностей обусловлено изменениями в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Смысл этих изменений заключается в переходе на новый тип электронной подписи — ЭП физлица. ЭП физлиц не содержат данные организации и могут быть применены в любой сфере. По причине отсутствия данных организации в структуре ЭП физлица, сотрудники и уполномоченные лица при подписании документов должны подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности.

МЧД — это электронная доверенность, которая подписывается КЭП организации и подтверждает право сотрудника подписывать документы от ее имени. Машиночитаемая доверенность позволяет сдавать электронную отчетность, оформлять документы через электронный документооборот, представляя интересы компании.

 

Содержание МЧД

У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:

  • информация о МЧД — название и номер, срок действия;
  • данные доверителя — физлица, ИП или юрлица;
  • данные представителя и полномочия, которые он получает;
  • возможность передоверия;
  • электронная подпись, которой подписана МЧД.

Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие регуляторы. Но пока единый формат носит рекомендательный характер.

 

Хранение доверенностей

МЧД может храниться в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и как настроена работа в организации.

Хранить доверенности можно в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД — или в информационных системах:

  • операторов ЭДО;
  • федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и других);
  • аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
  • УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
  • головного удостоверяющего центра (ЕСИА);

в которых подписывают документы, например, собственная система организации или специальный сервис. Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.

 

Порядок выпуска машиночитаемой доверенности:

- Заполнить форму выпуска МЧД.

- Подписать МЧД квалифицированной электронной подписью директора (сведения должны соответствовать ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

- Отправить МЧД на регистрацию в реестр доверенностей ФНС.

- После успешной регистрации МЧД сотрудник, получивший МЧД, может работать с ней. Например, в ЭДО: подписывать документы электронной подписью физлица и указывать номер соответствующей МЧД.

 

Пока прямого запрета использования бумажной доверенности нет. Но, несмотря на это мы рекомендуем начать переход на использование связки «КЭП физического лица + МЧД» уже сейчас. Причина в том, что рынок уже начал переход на МЧД для автоматизации бизнес-процессов. Автоматизировать проверку бумажной доверенности невозможно: вы можете столкнуться с серьезными ограничениями при работе с вашими контрагентами и/или ФОИВ в различных сервисах ЭДО, Отчетности, ОФД и т.п.

В настоящий момент существует несколько действующих форматов, в которых возможен выпуск доверенности (версии 002 и 003). Это обусловлено ранней стадией внедрения МЧД, когда постоянно происходит доработка, обновление технологий и форматов. Не все участники рынка могут оперативно обновляться до самых последних версий форматов. По мере внедрения МЧД в различные сферы будет произведен переход на единый формат МЧД.

Доверенности ранних форматов будут действовать до окончания их срока действия.

Срок действия электронной доверенности определяется доверителем в момент выпуска доверенности. Согласно статье 186 ГК РФ с 1 сентября 2013 отменяется ограничение максимального срока действия доверенности.

При этом вы всегда можете отозвать МЧД до окончания срока ее действия.

 

Необходимо ли заверять МЧД у нотариуса?

 

Законодательных изменений в этой части нет: необходимо опираться на нормы Гражданского кодекса. Необходимость нотариального заверения определяется типом доверителя:

Доверитель МЧД – ИП, директор компании, филиала или представительства, то нотариальное заверение не требуется.

Для всех остальных случаев необходимо нотариальное заверение машиночитаемой доверенности

 

Нужно ли хранить копию МЧД в бумажном виде?

 

Такого обязательства не существует. Но получить сведения по доверенности можно только по ключу «Номер МЧД + ИНН доверителя». 36-значный номер МЧД запомнить крайне затруднительно: обеспечьте его сохранность, чтобы не утратить доступ к доверенности.

Чтобы не утратить доступ к доверенности вам необходимо где-то хранить ее номер. С этим вам помогут специальные сервисы. В таком сервисе вы можете хранить все доверенности, выпущенные вашей организацией или доверенности, выпущенные на ваше имя. При этом в таком сервисе вы можете найти свои доверенности, выпущенные в сторонних решениях. Такие доверенности сервис автоматически опознает как ваши доверенности и будет хранить их вместе с остальными вашими доверенностями.

 

Возможно ли передоверить МЧД?

Да, в случае, если такая возможность прописана в МЧД, то ее можно передоверить другому лицу.

 

Какие полномочия можно передоверить с помощью МЧД?

Вы самостоятельно выбираете, передоверить только часть полномочий или все, которые указаны в корневой МЧД. Важно отметить, что превысить полномочия сверх тех, что указаны в корневой МЧД нельзя.

Составить доверенность может сотрудник организации, но подписать может только руководитель. Отсюда вытекают два решения:

  1. Руководитель организации сам создаёт машиночитаемые доверенности на сотрудников и подписывает своей КЭП.
  2. Сотрудник организации создаёт машиночитаемую доверенность на свое имя или на имя другого сотрудника и передает руководителю организации черновик доверенности для проверки, подписания КЭП.
  3. Сотрудник организации на основании выпущенной на его имя доверенности с правом передоверия создаёт в порядке передоверия машиночитаемые доверенности на сотрудников и подписывает их своей КЭП.

 

Отправка и использование доверенностей

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.

указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

  • срок действия доверенности;
  • полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
  • электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

 

Как отозвать МЧД?

Руководитель организации или сотрудник с правом передоверия составляет заявление на отзыв МЧД в электронной форме. В заявлении он указывает в соответствующем поле номер и причину отзыва машиночитаемой доверенности. Подписывает заявление на отзыв доверенности. Заявление передается в реестр МЧД, где проверяется и регистрируется. Статус доверенности меняется на «Отозвана».

Как указать полномочия в доверенности

Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора — перечня наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем ищут по номеру или названию. Ознакомиться с классификатором можно на Госуслугах.

 

МЧД в налоговой отчетности уже работает

Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн. Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.

Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.

 

МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе

Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД.

Планы по использованию МЧД есть еще у некоторых госпорталов. Например, у Росстата. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.

 

Использование электронной доверенности в ЭДО

Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.

 

Вам нужно создать, зарегистрировать машиночитаемую доверенность (МЧД), контролировать и проверять электронные доверенности? Обращайтесь к нам в офис:

г. Пермь, ул. Холмогорская, дом 4 Г

телефоны: (342) 278-71-51, 278-71-55, 241-95-99, 241-66-30

Время работы офиса:

понедельник - пятница

с 9.00 до 17.30 без обеда

суббота, воскресенье - выходные дни.