Фискальные накопители
Что такое ФН в ККТ
Чтобы онлайн-касса работала, в ней обязательно должен быть установлен фискальный накопитель. Расскажем, что такое фискальный накопитель, каким он может быть, как проверить тип ФН в чеке и как его заменить.
Что такое фискальный накопитель и для чего он нужен?
Фискальный накопитель (ФН) — это запоминающее устройство, которое устанавливают в онлайн-кассу. Оно нужно, чтобы формировать, шифровать и хранить фискальные документы: чеки и уведомления в «Честный ЗНАК». Без фискального накопителя пользоваться онлайн-кассой нельзя.
Схема работы кассы и ФН выглядит так:
Внутреннее кассовое ПО формирует чек из набора данных: наименований и цен товаров, имени кассира и других → Кассовое ПО отправляет чек в ФН → ФН присваивает чеку фискальный признак, превращая его из набора данных в фискальный документ, шифрует и сохраняет его → ФН отправляет зашифрованный чек в кассовое ПО → Кассовое ПО посылает зашифрованный чек в ОФД → ОФД отправляет чек в налоговую.
При активизации фискального накопителя (при регистрации в ИФНС) он сразу привязывается к своему владельцу, ИП или юрлицу (по ИНН). Также ФН «привязывается» к кассе (По заводскому номеру кассы) — образуется связка ИНН+заводской номер кассы, поэтому даже в рамках одного ИНН вытащить и поставить его в новую кассу нельзя.. И потом передать или перепродать его нельзя.
Какие типы ФН бывают и как выбрать подходящий
Все фискальные накопители делятся на две группы по сроку службы — на 15 и 36 месяцев. Это срок работы после активации — спустя обозначенное время ФН заблокируется, и пользоваться им будет нельзя.
Просто так выбирать срок службы нельзя — нужно ориентироваться на свой тип бизнеса:
В таблице прописано, какой накопитель вы можете использовать и сколько он проработает по факту. Например, ФН на 15 месяцев для ОСНО обычно работает 470 дней, но если вы продаете сигареты или другой подакцизный товар, его хватит только на 410 дней. Потом ФН заблокируется — нужно будет покупать новый.
Накопитель может заблокироваться и раньше — в нем ограничен объем памяти. Так что при интенсивной торговле место в накопителе может закончиться раньше срока, он заблокируется, и нужно будет покупать новый.
Раньше фискальные накопители делились еще на две группы: «ФН-1» и «ФН-1.1М»:
- «ФН-1.1М» был разработан недавно и поддерживает работу со всеми форматами фискальных данных: 1.05, 1.1, 1.2.
- «ФН-1» формат 1.2 не поддерживает, такие больше не производят и зарегистрировать с ним кассу нельзя. Тем, кто уже установил ФН-1, пользоваться им можно, пока срок действия не истек. Но покупать и ставить в кассу сейчас можно только накопители «ФН-1.1М».
Так, например, выглядят накопители ФН-1.1М на 15 месяцев.
Как узнать номер ФН и проверить его тип в чеке
Серийный или заводской номер фискального накопителя, его производитель и срок службы указаны на коробке. Проверить, подлинный ли у вас ФН, можно на сайте налоговой, если ввести серийный номер.
Если ФН уже установлен в кассе, можно распечатать отчет о состоянии ФН. Из него можно узнать все те же данные, а также дату установки ФН и срок его действия. Также серийный номер ФН всегда есть в любом фискальном документе: кассовом чеке, «Отчете об открытии смены», «Отчете о закрытии смены».
Заводской номер ФН в простых кассовых чеках обычно указан внизу и выглядит как длинный набор цифр с буквами «ФН» в начале
Что делать, если срок действия ФН закончился
Современные кассы предупреждают владельцев о том, что у накопителя истекает срок действия или что в нем кончается память. Пропустить этот момент сложно. Когда касса подаст такой сигнал, действуйте по инструкции:
1. Закройте смену и убедитесь, что все чеки ушли в ОФД. Для этого в отчете о закрытии смены посмотрите на строку «Количество неотправленных документов» — там должен стоять ноль. Если стоит другое число, проверьте подключение к интернету или обратитесь в сервисный центр ООО "СТК" по телефону +7 (342) 241-95-99, +7 (342) 278-71-55. Пока проблема не решена, извлекать ФН нельзя.
2. Закройте фискальный накопитель. Это нужно делать через кассу, как именно — прописано у вас в инструкции к ККТ. Если не понимаете, обратитесь в техподдержкув наш сервисный центр. Касса распечатает отчет о закрытии ФН — сохраните его, он еще пригодится.
3. Откройте отсек с ФН и извлеките накопитель из кассы. Лучше сделать это в сервисном центре или у продавца касс. Действуйте сами, только если уверены в своих силах.
4. Купите и установите новый накопитель.
5. Перерегистрируйте кассу по причине замены ФН. Обязательно укажите данные из отчета о закрытии ФН.
По закону после извлечения из кассы накопитель нужно хранить еще 5 лет в защищенном месте, например в сейфе. В течение этого срока налоговая может затребовать его для проверки.
Кратко: главное о фискальных накопителях
- ФН — это запоминающее устройство, которое ставят в кассу. Оно участвует в формировании и хранении фискальных документов в защищенном формате. Без ФН онлайн-касса не работает.
- Фискальные накопители бывают на 15 и 36 месяцев. Какой нужен вам — зависит от системы налогообложения и типа бизнеса.
- Раньше в продаже были «ФН-1», «ФН-1.1М». Теперь они неактуальны, и нужно покупать только «ФН-1.2».
- Узнать номер ФН и другие данные можно на коробке, в отчете «Архив ФН» и в фискальных документах.
- Если срок действия накопителя подошел к концу, нужно закрыть смену, сформировать на кассе отчет о закрытии ФН и извлечь накопитель из кассы. Затем перерегистрировать кассу, обязательно указав данные из отчета о закрытии ФН. После установки нового накопителя кассу нужно перерегистрировать.